廃棄の記録について

御社で実際に個人情報の廃棄を行っていないのであれば、”すべて無し”でも問題はありません。
しかし、個人情報を廃棄しているのであれば、プライバシーマーク上では廃棄の記録は原則、必須とされています。

※様式の記入例でも記述していますが、携帯電話やメールのアドレスなどのように日常的に使用しているようなものについては、自社のルールとして廃棄の記録は不要にしても良いかと思います。

個人情報の廃棄の記録が求められている理由としては、”個人情報が許可されてうえで廃棄されたのか”、”紛失したのか”などが、分からなくなってしまい、大きな問題に発展する可能性などがあるからです。

全ての個人情報についての破棄の記録は求められていませんが、このようなことを考慮された上で、記録を残すものと残さないものを決定されると良いかと思います。

単独で変更の有無を判断できるものであれば、変更忘れ・漏れなども考えられますので、直ちに変更した方が良いかと思います。
なお、業務上などの理由で、他の人と相談しないと変更の有無や変更による実業務への影響などが判断できないようなものであれば、相談をし合意を得た上で、変更をされると良いと思います。